6 Kluge Schritte, um der nächsten CRS-Berichtssaison einen Schritt voraus zu sein

Die nächste  CRS-Meldefrist (Common Reporting Standard)  in der Schweiz ist Ende Juni 2019. Eine gute Planung garantiert die Hälfte des Erfolgs. Wenn Sie alle Ihre Stakeholder frühzeitig ins Boot holen, hilft das bei deren Buy-in und Engagement. Dieser Stufenplan soll Ihnen helfen, die nahenden CRS-Meldefristen strukturiert und kontrolliert zu bewältigen.

Die Berichterstattung im Rahmen der AEOI ist die neue Realität und wird für viele Unternehmen auf absehbare Zeit ein laufender jährlicher Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften bleiben. Es lohnt sich, die Effizienz zu steigern, um die Ressourcen und die Zeit, die für die Verarbeitung und Archivierung aufgewendet werden, zu optimieren.

Finanzinstitute , die in den letzten zwei Jahren berichtspflichtig waren, verbinden damit nicht unbedingt angenehme Erfahrungen. Besonders herausfordernd war es für die Treuhandbranche, auf die sich dieser Artikel konzentriert. Vor allem, wenn ein Family Office mehr als 50 meldepflichtige Unternehmen hatte und an mehr als eine Jurisdiktion zu berichten hatte. Es war unweigerlich eine Herausforderung, in einem kleinen und sehr oft unterbesetzten Team von Compliance-Experten, kaum Technologiespezialisten, unter extremem Zeitdruck zu versuchen, einen vom Meldeschema geforderten Datensatz zusammenzustellen, die Registrierungen der Finanzinstitute abzuschließen und die xml zum Arbeiten zu bringen.

Der nächste Meldetermin in der Schweiz ist der 30. Juni 2019, auf den  British Virgin Islands  Ende Mai 2019. Wenn Sie nach Belize einreichen, müssen Sie dies bereits bis zum 31. März 2019 tun. Bleiben Sie mit unserer  CRS- und FATCA-Compliance-App  auf dem Laufenden über die Meldefristen.

Ein guter Plan garantiert die Hälfte des Erfolgs. Wenn Sie alle Ihre Stakeholder frühzeitig ins Boot holen, helfen Sie ihnen, sich einzubringen und sich zu engagieren.

Der folgende bewährte Stufenplan kann Ihnen helfen, die herannahenden CRS-Reporting-Termine strukturiert und unter Kontrolle zu bekommen.

1. Klassifizieren Sie alle Einheiten unter Ihrer Verwaltung

Alle Unternehmen, Trusts, Stiftungen und Partnerschaften werden als Einheiten unter CRS betrachtet und Sie sollten sie bereits als Finanzinstitute, aktive oder passive NFEs klassifiziert haben. Klassifizieren Sie die fehlenden so schnell wie möglich. Vergessen Sie nicht, etwaige Änderungen der Umstände, die während des Jahres eingetreten sind und die den aktuellen CRS-Status beeinflusst haben könnten, zu berücksichtigen. Nehmen Sie sich Zeit, um die von Ihnen erstellte Liste zu lesen und zu überprüfen, welcher Status durch ein Ereignis wie z.B. die Kündigung eines Vermögensverwaltungsvertrages mit einem Vermögensverwalter beeinflusst worden sein könnte.

2. Erstellen Sie eine Liste aller Finanzinstitute und deren Sitz für CRS-Zwecke

Der nächste Schritt ist das Herausfiltern aller Einheiten mit dem Status Financial Institutions. Dazu dient eine einfache Excel-Liste, wobei Sie darauf achten müssen, dass Sie in einer der Spalten die Gerichtsbarkeit jedes berichtenden Finanzinstituts angeben. Zählen Sie eine Anzahl von berichtenden Finanzinstituten pro Gerichtsbarkeit und identifizieren Sie Ihre Hauptberichtsbarkeiten. Wenn die meisten meldepflichtigen Finanzinstitute in der Schweiz ansässig sind, weil sie in der Schweiz eingetragen sind oder von in der Schweiz ansässigen Treuhändern verwaltet werden, ist die Schweiz Ihre wichtigste Gerichtsbarkeit, die Sie zuerst überprüfen sollten.

3. Stellen Sie einen Fahrplan zusammen, um anstehende Termine zu bewältigen

Machen Sie eine Liste aller Gerichtsbarkeiten, denen Sie unterliegen. Beginnen Sie mit Ihren beiden wichtigsten Gerichtsbarkeiten, um Ihr größtes Compliance-Risiko aus dem Weg zu räumen. Suchen Sie online und laden Sie die CRS-Anleitungen für jede Gerichtsbarkeit herunter und lesen Sie die Anforderungen, die Sie beachten müssen:

Anforderungen an die Registrierung

Müssen sich alle Finanzinstitute registrieren oder nur diejenigen mit meldepflichtigen Konten? Notieren Sie die Anmeldefrist auf Ihrer Roadmap zur Ressourcenplanung. Auf den BVI und in der Schweiz müssen sich alle Finanzinstitute anmelden.

Keine Rückkehr

Sind Nullmeldungen oder Erklärungen obligatorisch? Notieren Sie sich das, damit Sie nicht vergessen, für Finanzinstitute ohne meldepflichtige Konten die Nullmeldung einzureichen. Für die Schweiz und die Cayman Islands Financial Institutions gilt diese Verpflichtung.

Austauschabkommen

Laden Sie die Liste aller meldepflichtigen Jurisdiktionen im Wohnsitzland Ihres Finanzinstituts herunter, um zu prüfen, welche Kontoinhaber im nächsten Jahr meldepflichtig sind. Wenn es sich um Ihre geschätzten Kunden handelt, empfehle ich, sie frühzeitig über die bevorstehende Einreichung zu informieren.

Spezielle Berichtsanforderungen oder Schema 

Verwendet eine Jurisdiktion ein spezielles Schema für die Meldung eines solchen Trustee Documented Trusts in der Schweiz? Gibt es Verschlüsselungsanforderungen wie in Luxemburg? Müssen Sie ein Zertifikat kaufen? Lassen Sie sich genügend Zeit, um die Software zu kaufen und zu installieren - lassen Sie es nicht bis zur letzten Minute liegen.

4. Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder frühzeitig an Bord

Um eine Einreichungsvalidierung auf einem AEOI-Meldeportal erfolgreich zu bestehen, muss ein Finanzinstitut  drei Datensätze  vorlegen:

• Angaben zur Identifizierung (Namen, Adressen, Steuerwohnsitze),
• Kontoinformationen (Name, Nummer, Art) und
• Finanzinformationen (Kontostand und Transaktionen im Berichtszeitraum) und schließlich
• eine Xml-Datei erzeugen.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, rechtzeitig einen vollständigen Datensatz zusammenstellen zu können, um eine CRS-Rückkehr rechtzeitig vorzubereiten. Da die verschiedenen Teile des Datenpuzzles in der Regel aus verschiedenen Systemquellen und Teams stammen, ist es wichtig, Ihre Hauptakteure zu identifizieren und mit ihnen frühzeitig zusammenzuarbeiten, um die benötigten Informationen zu erhalten.

• Relationship Manager besitzen und verwalten in der Regel Kundenidentifikations- und Vertragsdaten
• das Buchhaltungsteam kann die Finanzinformationen liefern
• Das IT-Support-Team kann Ihnen helfen, das xml-Format des Schemas zu untersuchen, Datenintegrations- und Verschlüsselungsarbeiten durchzuführen und Sie beim Portalzugang zu unterstützen

Informieren Sie Ihre Stakeholder über die Meldefristen, meldepflichtige Kunden, Schemaanforderungen und die von ihnen zu erbringenden Finanztransaktionen, einschließlich Ihrer internen Fristen. Achten Sie auf die Datenqualität und untersuchen Sie eventuelle Datenabweichungen jetzt, um Zeit für die Einreichung von Korrekturen oder die spätere erneute Einreichung von Berichten zu sparen.

5. Kontoinhaber identifizieren und dokumentieren

Als nächstes nehmen Sie die Liste Ihrer Finanzinstitute wieder auf und finden Sie heraus, wer die Kontoinhaber sind und ob Sie entweder gültige Selbstzertifizierungen von ihnen vorliegen haben oder, falls es sich um bereits bestehende Konten handelt, sie als Teil Ihres KYC- und AML-Prozesses ordnungsgemäß identifiziert sind.

Vergessen Sie nicht, Kontrollpersonen für Ihre passiven NFE-Kontoinhaber zu identifizieren und zu erfassen.

6. Automatisieren Sie Ihren Berichtsprozess

Wenn die Zahl der Finanzinstitute mit der Berichtspflicht im nächsten Jahr für Sie überwältigend ist und Sie darüber hinaus einer Vielzahl von Rechtsordnungen unterliegen, in denen Sie die Unterlagen einreichen müssen, sollten Sie eine Automatisierung des gesamten Prozesses in Betracht ziehen. Investieren Sie in die IT-Infrastruktur oder lagern Sie die Xml-Generierung und sogar das Reporting an eine dritte Partei aus. Es ist immer noch Zeit, diese auszulagern und unsere  CRS-Reporting-Services  zu nutzen. Wenn Sie dies in Betracht ziehen, setzen Sie sich bitte mit unseren  CRS- und FATCA-Experten  in Verbindung.

Bleiben Sie mit unserem CRS-Reporting-Guide über die neuesten  CRS-Berichtsfristen  auf dem Laufenden.

Endlich entspannen Sie sich, Sie sind jetzt bereit für die CRS-Berichterstattung des nächsten Jahres.

Fröhliche Weihnachten!

Anna Szkudlarek