Sind Sie bereit für eine AIA-Revision?

Den Gerüchten nach wird die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in der Schweiz schon bald reguläre AIA-Revisionen bei Schweizer Treuhandunternehmen durchführen. Im Dezember 2019 hat die ESTV bei KENDRIS, als erstes Schweizer Treuhandunternehmen, eine entsprechende Pilot-Revision durchgeführt. Das übergeordnete Ziel war die Kontrolle der Compliance-Massnahmen, die in Bezug auf CRS Melde- sowie Sorgfaltspflichten gemäss den gesetzlichen CRS Grundlagen der Schweiz eingeführt wurden. Die ESTV hatte keine Beanstandungen – was zeigt, dass sich unser sorgfältiges Vorgehen bei der Einführung und Aufrechterhaltung unserer AIA/CRS Infrastruktur auszahlt und wir dadurch einen Standard für andere Schweizer Treuhandunternehmen setzen konnten. Sind auch Sie bereit für eine Revision? In diesem Artikel möchten wir die durch die Pilot-Revision gesammelten Erfahrungen mit Ihnen teilen.

Gegenstand der Revision

Bereits vor der Revision haben wir der ESTV unsere internen Richtlinien, Checklisten und weitere relevante Informationen zum AIA/CRS Implementierungsprojekt, den Sorgfaltspflichten, der Meldeinfrastruktur und der Kundenidentifizierung zur Verfügung gestellt. Die ESTV hat basierend auf dem gesamten Kundenstamm von KENDRIS eine bestimmte Anzahl an Fällen zufällig ausgewählt.

Während der Revision hatten fünf Vertreter der ESTV vor Ort uneingeschränkten und unbeobachteten Zugriff auf mehrere IT-Anwendungen (z.B. auf das Kundenmanagementsystem und das System zur Prozessierung von CRS-Meldungen). Dadurch standen Ihnen unter anderem Selbstauskünfte, AML/KYC-Dokumentationen, Jahresabschlüsse und die eingereichten Meldungen zur Verfügung. All diese Dokumentationen in Bezug auf die ausgewählten Fälle waren Gegenstand der Revision.

Weitere fallübergreifende Themen wurden ebenfalls überprüft und besprochen, so zum Beispiel:

• die schriftlich festgehaltenen Richtlinien und Prozesse in Bezug auf Sorgfalts- sowie Meldepflichten,
• die Identifizierung und Dokumentation von „Änderungen der Gegebenheiten“,
• interne Prüfprozesse und Trainings,
• ausreichende Bereitstellung von Ressourcen und
• die Beiziehung der relevanten Ansprechpersonen innerhalb des Unternehmens.

Unsere Takeaways

Wir sind uns wohl alle einig, dass AIA/CRS-Sorgfalts- und Meldepflichten und damit verbundene Aufgaben auf korrekte Weise und vor allem rechtzeitig erfüllt werden müssen. Darüber hinaus ist es jedoch auch unabdingbar, dass man aufzeigen kann, wie dies konkret durchgeführt wird. Es ist daher ratsam, z.B. die Massnahmen zur Einhaltung der Vorschriften umzusetzen oder zu überprüfen:

• CRS-Klassifizierungen schriftlich festhalten und fundiert begründen.
• Alle Kontoinhaber und beherrschende Personen ausreichend dokumentieren.
• Gemeldete Finanzinformationen, Gesamtsaldo sowie Zahlungen, belegbar festhalten.
• Änderungen der Gegebenheiten auf effektive Weise abbilden und prüfen.
• Schriftliche Richtlinien und Prozesse festhalten, wenn immer nötig aktualisieren und in der täglichen Arbeit befolgen.
• Die relevanten Ansprechpersonen im Unternehmen schulen und Kontrollen durchführen, damit die Einhaltung der Richtlinien und Prozesse gewährleistet werden kann.
• Ineffiziente oder ungenügende Prozesse verbessern und Fehler oder Abweichungen vom definierten Prozess aufdecken und korrigieren.

Zusammengefasst kann festgehalten werden: Wenn neben der korrekten Arbeitsweise auch die relevanten Prozesse ausreichend dokumentiert werden, stehen die Zeichen für eine AIA-Revision ohne Beanstandungen gut.

Sind Sie bereit für eine AIA-Revision? Bitte zögern Sie nicht, unsere  CRS-Experten  zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Hilfe bei der Einführung Überprüfung von Richtlinien und Prozessen benötigen.