Lohnbuchhaltung-Software für Kleinunternehmen und KMU

Das Lohnwesen wird sowohl für Kleinunternehmen als auch für mittelgrosse Unternehmen zeitaufwändig und komplex. Das richtige Tool für die Lohnbuchhaltung kann Abhilfe leisten. Doch was macht eine Lohnbuchhaltung-Software überhaupt und was sind die Vorteile?  

Lohnprogramme: Funktionen und Vorteile einer Lohn-Software 

Zusammengefasst zeichnen folgende Merkmale eine solche Software aus:  

• Lohnbuchhaltungsprogramme funktionieren entlang des ganzen Payroll-Prozesses – vom Versand der Lohnabrechnungen an die Mitarbeitenden über die automatische Berechnung von Sozialabzügen bis zur Verknüpfung mit anderen Programmen wie der Zeiterfassung. 
• Die Vorteile von Lohnsoftwares liegen auf der Hand: Sie vereinfachen den ganzen Payroll-Prozess, was für Kleinunternehmen wie auch für grössere Betriebe zu Zeitersparnissen und Kostenvorteilen führt.  
• Zudem reduziert eine gute Lohnbuchhaltungs-Software in vielen Fällen auch Fehler in der Lohnabrechnung, sorgt für Rechtssicherheit und ermöglicht eine einfache, datenschutzkonforme Archivierung von Mitarbeiter- und Lohndaten.  

Wo Vorteile sind, gibt es meist auch Nachteile. Potenzielle Nachteile einer Lohnbuchhaltung-Software sind etwa hohe Anschaffungskosten sowie der initiale Zeitaufwand für die Einrichtung. Auch auf die Interoperabilität mit anderen Programmen ist zu achten.  

Anforderungen an eine Lohnbuchhaltung-Software:
was bei der Wahl entscheidend ist 

Vorneweg: Es gibt nicht das eine perfekte Payroll-Tool. Die Wahl der besten Software für die Lohnbuchhaltung hängt von den Anforderungen ab, die ein Betrieb an die Lösung stellt. Folgende Faktoren sind bei der Wahl des passenden Lohnprogramms meist entscheidend: 

1. Gesetzliche Anforderungen: 

• Revisions- und Gesetzeskonformität: Gesetzes- und revisionskonforme Lohnabrechnung. Idealerweise automatische Integration von Gesetzesänderungen in die Software. 
• Sozialversicherungen: Integrierte und automatische Berechnungen für AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG und KTG. 
• Steuern: Kalkulation und Berücksichtigung von Quellensteuern. 
• Lohnausweise: Erstellung der Lohnausweise gemäss den gesetzlichen Vorgaben. 

2. Integration mit und Schnittstellen zu anderen Tools: 

• Elektronische Lohnmeldung (ELM): Elektronische Übermittlung der Lohnmeldung an Sozialpartner und Quellensteuerämter. 
• E-Banking-Schnittstelle: Erfassung der Lohnzahlung mittels Anbindung an E-Banking. 
• Anbindung und Integrierbarkeit an Buchhaltung, Zeiterfassung, ERP: Automatisierte Übermittlung zentraler, lohnrelevanter Daten an andere Systeme wie z.B. Lohnbuchungen an Buchhaltung, individuelle Zeiterfassung an Lohnprogramm oder Urlaubsverwaltung. 

3. Funktionale Anforderungen: 

• Lohnabrechnungen: Automatische Erstellung und einfacher bzw. automatisierter Versand von Lohnabrechnungen. 
• Einfache Verwaltung: Möglichkeit, firmenweite Angaben (Beiträge, usw.) sowie Mitarbeiterstammdaten einfach im Lohnprogramm zu hinterlegen oder zu verwalten. 

4. Finanzielle Anforderungen / Kosten 

• Lizenzkosten / Kosten für das Tool: Flexible und transparente Lizenzmodelle bzw. Kostenstrukturen, die den Bedürfnissen von Unternehmen unterschiedlicher Grösse und Wachstumsziele entsprechen. 
• Gesamtbetriebskosten: Kosten, die für die initiale Einrichtung sowie den Betrieb (Support, Schulungen, Updates) anfallen. 

Weitere Anforderungen 

Dazu kommen Anforderungen an Datenschutz, Reporting-Möglichkeiten und nicht zuletzt an die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie z.B. einer Treuhänderin oder einem Treuhänder.  

Im Idealfall sollte Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder Sie nicht nur beim Setup des Lohnprogramms unterstützen können, sondern Sie sollten auch Zugriffsrechte auf das Tool erteilen, um die optimale Integration in Ihren Payroll-Prozess sicherzustellen.  
 
Viele Lohnbuchhaltungsprogramme sind sogenannte «Software as a Service»-Lösungen, kurz SaaS. Die bieten nicht nur die nötige Flexibilität, sie erfüllen auch meist die oben genannten Anforderungen, werden laufend aktualisiert, sind skalierbar und ermöglichen ein effizientes Management von Nutzerrollen.  

Eine Entscheidungshilfe bietet in der Schweiz die swissdec-Zertifizierung. Mit einer Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung-Software erfolgt die elektronische Datenübermittlung an die jeweiligen Behörden gemäss dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren ELM.  

Welche Lohnprogramme gibt es? 

Auf dem Markt gibt es neben Lösungen von grossen, internationalen Anbietern wie SAP oder SAGE verschiedene Schweizer Lohnbuchhaltungssoftware Lösungen. Dazu zu zählen auch Bexio und Abacus.  

Als eines der führenden Treuhand-Unternehmen der Schweiz setzen wir auf die Schweizer Lohnbuchhaltung-Software von diesen beiden Anbietern.  Im folgenden Abschnitt stellen wir die Lohnbuchhaltung-Software von Bexio und Abacus kurz vor und zeigen auf, für welche Unternehmen sich welche Lösung eher lohnt.  

Schweizer Lohnbuchhaltung-Software-Lösungen im Vergleich 

Lohnbuchhaltung-Software für Kleinunternehmen: Bexio

Bexio ist eine KMU-Administration-Software, die vor allem bei kleinen Unternehmen, Startups und Selbstständigen beliebt ist. Neben Buchhaltung, Kontaktverwaltung oder der Rechnungsstellung verfügt Bexio auch über ein Lohnbuchhaltungsmodul.

Folgende Funktionen sind dabei hervorzuheben: 

• Einfache Erfassung unterschiedlichster Lohnarten, Spesen, Quellensteuerangaben, Zulagen, usw. 
• Anbindung an Finanzbuchhaltung, E-Banking sowie Möglichkeit der elektronischen Lohnmeldung 
• Einfacher Versand der Lohnabrechnungen sowie des jährlichen Lohnausweises 

Stärken: 

• Nachvollziehbarkeit von Mutationen dank einfacher Zeitleiste 
• Transparentes, einfaches Kostenmodell 
• Einfache Zusammenarbeit mit Treuhändern 
• Bexio-Support im Preis inbegriffen 

Schwächen: 

• Begrenzte Möglichkeiten hinsichtlich Erweiterungen und Zusatzmodulen 
• Lohnbuchhaltung-Software kann nur als Teil der Gesamtlösung «gebucht» werden 
• Begrenzt geeignet für grössere KMU mit individuellen, komplexen Anforderungen 

Kosten: 

• Je nach Anzahl Nutzerinnen und Nutzer sowie benötigter Lizenzen 

Mehr Informationen zur Lohnbuchhaltungslösung von Bexio finden Sie auf der Website.  
 
Viele unserer Kundinnen und Kunden arbeiten mit Bexio und nutzen auch die Lohnbuchhaltung, darum können wir als Treuhandunternehmen diese Lösung für kleinere Unternehmen empfehlen.  

Lohnbuchhaltung-Software für KMU: Abacus 

Abacus ist eines der grössten unabhängigen Schweizer ERP-Systeme. Neben Lösungen im Personalwesen deckt Abacus auch weitere Bereiche wie Finanzen, Administration oder Vertrieb ab. Ergänzend zur Lohnbuchhaltung bietet Abacus auch Module für das Personalmanagement, die Arbeitszeiterfassung oder das Spesenmanagement an.  

Die Funktionen des Lohnbuchhaltungs-Moduls sind nahtlos integrierbar in die weiteren Abacus-Module wie z.B. in die Zeiterfassung oder die Finanzbuchhaltung.  

Hier einige Funktionalitäten, die Abacus auszeichnen:  

• Digitales Personaldossier für die Mitarbeitenden 
• Fremdwährungen, Mehrsprachigkeit 
• Möglichkeit für komplexe Kostenstellenverteilung 
• Erstellung von Revisionsprotokollen 

Stärken: 

• Nutzerfreundliches Cockpit für Lohnverarbeitung 
• Digitales Personaldossier für Mitarbeitende 
• Funktionsumfang und Modularität richtet sich auch an grössere KMU mit komplexeren Anforderungen 
• Nutzung als Software as a Service (SaaS) via Treuhänder 

Schwächen: 

• Eher kompliziertes Preismodell bei Eigenanschaffung der Lizenzen 
• Gewisse Komplexität aufgrund des hohen Funktionsumfangs 
• Support über Vertriebs- oder externe Partner 

Kosten: 

• Je nach Anzahl Nutzerinnen und Nutzer sowie benötigter Lizenzen 

Weitere Informationen zu den Personal-Modulen von Abacus finden Sie auf ihrer Website. Die Lohnbuchhaltung von Abacus kennen wir ebenfalls bestens, da diese bei vielen von unseren Kundinnen und Kunden im Einsatz ist. Für mittelgrosse Unternehmen mit mehr Anforderungen liefert Abacus das passende Lohntool.  

Fazit: Lohnbuchhaltungs-Software für Kleinunternehmen und KMU – diese Faktoren sind entscheidend 

Bei Kleinunternehmen und KMU sind bestimmte Anforderungen höher zu gewichten als bei grösseren Unternehmen. Folgende Faktoren sind erfahrungsgemäss besonders wichtig: 

• Kosten: Sowohl die Lizenz- als auch die Gesamtkosten müssen in einem positiven Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen. Oft lohnen sich Lizenzmodelle, die einfach anpassbar sind, wenn ein Unternehmen beispielsweise wächst und die Anzahl an Nutzerinnen und Nutzern steigt. 
• Erweiterbarkeit: Es sollte die Möglichkeit bestehen, das Tool um zusätzliche Module wie z.B. einer Zeiterfassung oder einem Spesenmanagement zu erweitern, sollten sich die Anforderungen im Laufe der Zeit verändern 
• Verknüpfung mit Partnerunternehmen: Die Lohnbuchhaltung-Software sollte eine Verknüpfung von internen Prozessen mit externen Partnern wie z.B. einem Treuhänder ermöglichen. Idealweise wird ein Tool genutzt, bei dem der Partner über Erfahrung und Expertise verfügt. 

Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung empfehlen wir unseren Kundinnen und Kunden je nach Unternehmensgrösse und Anforderung folgende Lohnbuchhaltung-Software: 

• Für Kleinunternehmen: Für Kleinst- und Kleinunternehmen mit wenigen Mitarbeitenden ohne komplexe Anforderungen, die auf der Suche nach einer Buchhaltungslösung sind oder Bexio bereits nutzen, empfehlen wir das Lohnbuchhaltungsmodul von Bexio. Dieses ist kostengünstig sowie relativ einfach in der Handhabung. Je nach Ausgangslage lohnt es sich aber auch für kleinere Unternehmen, umfassendere Lösungen wie diejenigen von Abacus zu prüfen.  
• Für KMU: Kleinen Unternehmen mit Wachstumsambitionen oder komplexeren Anforderungen sowie mittelgrossen Unternehmen empfehlen wir die Lohnbuchhaltung-Software von Abacus. Der grosse Funktionsumfang sowie die Integration in die beliebte Schweizer-ERP-Lösung ermöglichen effiziente Payroll-Prozesse.  

Unterstützung bei der Wahl und dem Setup des passenden Lohnprogramms  

Es lohnt sich, unterschiedliche Software-Lösungen miteinander zu vergleichen. Auch empfehlen wir, sich früh im Prozess mit einem Treuhänder- oder Payroll-Experten auszutauschen. Als erfahrenes Treuhand-Unternehmen unterstützen wir Sie gerne bei der Wahl und des Setups eines Lohnbuchhaltungs-Programms sowie entlang des gesamten Lohnabrechnungsprozesses. Nehmen Sie ungeniert und unkompliziert Kontakt mit uns auf.  

Mehr über unser Angebot erfahren Sie auf unserer Treuhand-Seite.  

Disclaimer: KENDRIS ist zertifizierter Partner von Bexio und Abacus, da wir mit den meisten unserer Kundinnen und Kunden mit diesen beiden Lösungen arbeiten. Für diese Zertifizierung erhalten wir jedoch kein Geld, sondern wir sind dies aus Überzeugung, da wir mit diesen Lohnbuchhaltungs-Software-Programmen stets positive Erfahrungen gemacht haben.